Makalah
Penulisan Surat Dinas
Disusun Guna Memenuhi Tugas Keterampilan Berbahasa dan Bersastra Indonesia
Dosen Pengampu : Bapak Sukarir Nuryanto
Oleh :
1. Okky Prasetyo Eko (1401410083)
2. Muin Arifah (1401410203)
3. Ganjar Ramdani (1401410234)
Rombel 06
PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2011
BAGIAN PEMBUKAAN
Latar Belakang
Surat dinas atau surat jawatan, yakni surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor/jawatan pemerintah. (Sabaruddin Ahmad, 1980:23)
Sebenarnya surat dinas berbeda dengan surat resmi, tetapi karena sebagian besar surat dinas bersifat resmi, surat dinas dinamakan surat resmi. (Sudaryono, 1983:34)
Meskipun teknologi sudah berkembang pesat dan berbagai alat komunikasi canggih telah diciptakan, kedudukan surat sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya tergantikan. Apalagi, dalam urusan kedinasan yang bersifat resmi, surat menyurat masih sangat dibutuhkan. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai dokumen, arsip, atau bukti yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.
BAGIAN ISI
v Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi/lembaga/organisasi/badan/institute (terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansinlain. Surat resmi dari lembaga pemerintahan misalnya dari kelurahan, kecamatan, dan lain-lain. Surat resmi dari lembaga swasta seperti dari toko, bank swasta, televise swasta, pabrik dan sebagainya. Dari organisasi seperti dari PSSI, Pengurus Muhammadiyah, dan sebagainya. Surat Surat dinas sama dengan surat resmi.
v Fungsi surat dinas :
1. Dokumen tertulis.
2. Alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga mudah dicari apabila diperlukan.
3. Bukti sejarah, seperti pada surat –surat tentang perubahan perkembangan suatu instansi.
4. Pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi.
v Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis warna, tinta, serta bentuk tulisan.
2. Memakai bentuk surat yang standar.
3. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat, jelas, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yang benar jika diperlukan.
4. Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum, perhatikan kerapihan dan kebersihan.
v Bagian-bagian Surat Dinas:
1. Kepala surat (kop surat) 8. Isi surat
2. Tanggal surat 9. Salam penutup
3. Nomor surat 10. Tanda tangan
4. Lampiran 11. Nama jelas pengirim
5. Perihal 12. Jabatan
6. Alamat yang dituju 13. Tebusan
7. Salam pembuka
v Macam-macam surat dinas
Surat dinas banyak sekali macamnya, yaitu :
1.Surat undangan 13. Surat pengantar
2.Surat keterangan 14. Surat pemberitahuan
3.Surat permohonan bantuan 15. Surat tugas
4.Surat edaran 16. Surat pengumumuan
5.Surat peringatan 17. Surat ucapan terima kasih
6.Surat pemberian izin 18. Surat perintah kerja
7.Surat perjanjian kerja 19. Surat pengusulan
8.Surat kuasa 20. Surat panggilan
9.Surat berita acara 21. Surat laporan
10. Surat rekomendasi 22. Surat penunjukkan
11. Surat pemberian bantuan 23. Surat pernyataan
12. Surat keputusanMemo dan nota dinas
Beberapa jenis pengertian surat dinas adalah sebagai berikut.
1. Surat permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu. Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok-pokok sebagai berikut.
a) Identitas pemohon.
b) Isi permohonan.
c) Tujuan dan alas an memohon.
d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
2. Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat.
b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari maslah pokok yang akan diberitahukan.
c) Bagian penutup, berisiharapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.
Contih surat permohonan :
3. Surat keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu instansi atas permintaan seseorangyang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:
a) Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan;
b) Data pribadi pihak yang diterangkan;
c) Isi keterangan;
d) Keterangan tanggal berlakunya surat;
e) Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar
.Contoh surat keterangan :
4. Memo dan nota dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusu yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
Contoh memo:
BAGIAN PENUTUP
Simpulan
Surat dinas masih dibutuhkan oleh instansi terutama pemerintah, meskipun teknologi sekarang telah canggih. Dokumen tertulis. Fungsi surat dinas, antara lain : alat pengingat, bukti sejarah, pedoman kerja. Surat dinas memiliki ciri yang berbeda dengan surat pribadi, terutama dalam penggunaan bahasa dan pembuatnya. Surat dinas menggunakan bahasa baku, sopan, dan jelas, serta menggunakan standar tertentu. Surat dinas bermacam-macam, contohnya surat keterangan, surat permohonan, surat pindah kerja, dan lainnya.
Saran
Surat dinas memiliki peranan yang penting dalam masyarakat, terutama dalam bidang pemerintahan. Maka dari itu, perlu pembelajaran surat-menyurat sejak SD. Sehingga, ketika dewasa anak tersebut tidak kesulitan untuk membuat surat dinas.
Daftar Pustaka
Maryati.2007.Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMP/MTs Kelas VIII. Semarang:Aneka Ilmu.
Sadikun,dkk.2007.Gemar Berbahasa Indonesia untuk SD/MI kelas VI.Semarang:Aneka Ilmu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar